Como a gestão de compras impacta no lucro e na produtividade

Nas atividades logísticas, pensar em uma gestão de compras eficiente é fundamental, pois é ela que vai impactar em uma série de ações futuras para as operações de empresas dos mais variados portes.

 Comprar matérias-primas ou insumos é uma tarefa essencial na maioria das empresas e que influencia em todos os demais setores da companhia, como estoque e vendas. Então, fazê-la de forma estratégica é essencial para o desempenho do negócio.

O que é a gestão de compras?

Gestão de compras é um processo que busca tornar a aquisição de mercadorias o mais eficiente possível; é uma atividade estratégica que deve estar alinhada a uma gestão de estoque igualmente eficaz e também à análise constante do volume de vendas.

Para isso, a empresa deve ficar atenta a fatores considerados cruciais, como a demanda de compras, a escolha de fornecedores, a negociação dos preços, a qualidade dos produtos e os prazos de entrega.

A ideia da gestão de compras é garantir que a empresa tenha à disposição todos os recursos que precisa para realizar suas vendas, mantendo um estoque equilibrado, sem excessos ou falta de mercadorias.

Vantagens de uma gestão de compras bem elaborada

Além de proporcionar um maior domínio das operações de compra e venda, a gestão de compras oferece várias outras vantagens. Veja a seguir:

Redução de desperdícios

Como vimos, a gestão de compras está diretamente ligada à gestão de estoque. Nesse sentido, quando realizada corretamente, fica muito mais fácil evitar casos de estoque ocioso ou compras desnecessárias que atrapalhem o fluxo de produção e o processo de vendas.

Melhores condições de compra 

Um bom relacionamento com fornecedores aprimora a negociação de preços e a flexibilização de valores, além de melhorar prazos, condições de pagamentos e pedidos urgentes, quando necessário. 

Menos escassez

A gestão de compras se baseia na demanda de produtos. Portanto, o setor de estoque é analisado constantemente para a identificação clara e fácil dos materiais faltantes. Como sabemos, o excesso de estoque é ruim, mas a escassez também, pois pode causar a insatisfação do consumidor que não terá o seu produto quando solicitar.

Melhor posicionamento da equipe

Com uma gestão de compras eficiente e bem estruturada, a empresa pode direcionar parte da equipe para funções mais estratégicas, como o desenvolvimento de produtos ou maneiras de melhorar a experiência do consumidor final.

Como realizar uma boa gestão de compras

Para adotar a gestão de compras no seu negócio, nem sempre será necessário criar um departamento específico ou direcionar uma equipe para essa função. Na verdade, o mais importante é estruturar o processo com um bom planejamento. Confira as dicas a seguir.

Programar as compras

Criar um calendário de compras é importante para planejar melhor a aquisição das mercadorias, conforme a necessidade da empresa e as épocas de maior consumo, como as datas comemorativas, períodos sazonais, etc.

Contudo, esse calendário deve ser flexível; afinal, imprevistos sempre acontecem e é fundamental estar preparado para eles.

Registrar entradas e saídas 

Sabendo que a gestão de compras e a gestão de estoque são parceiros inseparáveis, não podemos esquecer do registro rigoroso das entradas e saídas dos produtos. Logo que um item é vendido, o estoque deve ser atualizado para que a reposição seja feita nas próximas compras.

Essa troca de informações é muito mais ágil e eficiente com a ajuda de softwares de automação. Além de rápido, o sistema reduz as comuns falhas humanas na inserção dos dados.

Pensar na segurança do estoque

Parte fundamental da gestão de compras, a segurança do estoque reduz as perdas financeiras devido ao estrago ou avarias de produtos. Sistemas inteligentes de armazenamento são eficazes para evitar ou reduzir esse tipo de problema. 

Investir  na automação

A automação torna todo o processo mais ágil, além de reduzir muito os erros. O RFID, por exemplo, usa etiquetas de identificação para a localização de produtos com a ajuda de ondas de rádio.

Já o Voice Picking auxilia a separação de pedidos por meio de equipamentos de áudio e leitores de códigos, eliminando métodos antigos, como papel e caneta.

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Padronizar os produtos e as descrições 

O uso de códigos para cada tipo de mercadoria é uma alternativa para padronizar o estoque, facilitando a sua identificação. Descrições também são importantes para evitar confusão na hora de coletar o produto.

Analisar as vendas 

Compras, vendas e estoque estão intrinsecamente relacionadas. Por isso, saber como andam as vendas é necessário para o planejamento das compras e evitar aquisições por impulso ou com base em achismos.

Aplicar o “Just in time” 

Just in time é uma estratégia muito utilizada para determinar o ponto exato em que o estoque deve ser reabastecido. Essa estratégia se baseia na quantidade mínima de itens necessários para que as vendas sejam efetivadas.

Para definir o just in time, é preciso saber a média de produtos vendidos. Se a empresa sabe que precisa ter, no mínimo, 10 pares de sapatos no estoque, quando chegar nesse número, é hora de realizar novas compras.

Conhecer os fornecedores 

Fornecedores não são apenas vendedores de produtos; eles são parceiros da organização e, por isso, é preciso escolhê-los com cautela. Neste sentido, deve ser levado em conta não apenas o preço, mas também a qualidade e a flexibilidade de negociação e de entrega para que seja criada uma relação comercial de confiança e compromisso.

A gestão de compras e os 5 R’s 

Os 5 R’s (5 rights, que do idioma inglês poderíamos traduzir por “5 certos”) também são conhecidos como metas. Quando atingidas, essas metas demonstram que a gestão de compras foi eficiente. São elas:

Preço certo

O preço certo é aquele que oferece lucro para o fornecedor e para o comprador. Para obtê-lo, é preciso fazer orçamento com as principais empresas do mercado, ter uma média de valores e fazer a melhor escolha.

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Quantidade certa 

Aqui, estamos falando do equilíbrio do estoque. A quantidade certa é aquela que não gera excessos e nem falta, mas o número ideal de produtos que a empresa precisa. 

Qualidade certa 

A qualidade dos produtos e insumos deve seguir um padrão, que pode ser estabelecido por alguma regra existente ou pelas preferências do próprio consumidor. Definindo esse ponto, é mais fácil decidir entre as opções disponíveis.

Lugar certo 

Não basta comprar mercadorias, mas também alojá-las corretamente no setor em que serão utilizadas durante o processo de produção. Desta forma, a incidência de escassez ou paralisação das atividades diminui.

Hora certa 

Por fim, temos o cronograma que define a execução correta e sequencial do processo de produção da empresa, sempre levando em conta a satisfação do cliente.

A complexidade das operações vai exigindo cada vez mais sofisticação no planejamento de todos os procedimentos da empresa, e assim também ocorre com a gestão de compras. No final, o resultado é sempre muito satisfatório.

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Como podemos ver, uma gestão de compras está bastante relacionada a um planejamento eficiente. Nesse planejamento deve constar a consolidação de parcerias com empresas compromissadas não só com os prazos, mas também e principalmente com o desenvolvimento das operações logísticas de seus parceiros comerciais.

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Categorias: Logística

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