Quais são as vantagens do WMS e para que serve este sistema?

O sistema WMS é uma estratégia adotada por armazéns e centros de distribuição com o intuito de aumentar a eficiência do espaço e dos serviços que são realizados nesses locais. 

Mas, afinal, para que serve o sistema WMS e quais benefícios ele oferece para uma empresa? Estas e outras informações, você confere a seguir.

Sobre o sistema WMS 

O Sistema de Gerenciamento de Informações, mais conhecido como sistema WMS, é um software criado para controlar todos os processos que acontecem em uma unidade de armazenagem ou de distribuição.

O objetivo é fazer com que todo o fluxo operacional e teórico, envolvendo recebimentos, agendamentos, entregas, armazenamento, conferência e demais atividades, aconteça com a máxima eficiência, agilidade, com menos erros e menos custos para a empresa.

O aplicativo disponibiliza e centraliza diversos recursos para controle das tarefas e pode ser acessado de forma remota, através de smartphones, tablets e outros dispositivos móveis.

Quais os principais recursos oferecidos pelo sistema? 

O sistema WMS é multifuncional, com um conjunto diverso e completo de recursos que englobam todas as etapas do processo de armazenagem. A seguir, elencamos algumas de suas funções:

Agendamento

O agendamento de serviços é uma funcionalidade do sistema WMS. Com ele, é possível otimizar diversas tarefas executadas no armazém, poupando tempo, recursos e antecipando outras atividades relacionadas ao serviço agendado.

Recebimento da mercadoria

O sistema WMS faz a conferência das mercadorias que chegam ao CD, verificando a descrição dos pacotes e identificando possíveis inconsistências. O software realiza essa atividade com muito mais rapidez e menos erros.

Armazenamento

A distribuição das mercadorias com aproveitamento otimizado do espaço de armazenagem também é um recurso disponível no sistema de gerenciamento. É uma funcionalidade que facilita a guarda e a retirada do produto, sempre que necessário.

Gerenciamento de estoque

Entradas e saídas de produtos também são controladas pelo sistema WMS. Desta forma, o gestor consegue manter o estoque organizado, sem excesso ou falta de produtos, o que facilita o trabalho de áreas relacionadas, como o departamento de vendas e de compras.

Picking

O processo de separação é feito por meio da identificação remota do produto, através das informações inseridas no sistema anteriormente. Com os recursos digitais e modernos do sistema WMS, o picking acontece com mais rapidez e menos incidência de erros.

Expedição

A expedição é a fase em que a mercadoria é preparada para ser entregue ao consumidor. Trata-se de um momento importante e que também é feito com mais agilidade devido aos relatórios de controle emitidos pelo sistema WMS.

Conferência

A conferência das mercadorias acontece na hora em que elas chegam ao Centro de Distribuição e no momento em que elas são preparadas para o envio. O papel do sistema WMS é essencial para evitar a entrega errada de produtos, o que seria muito negativo para qualquer empresa e insatisfatório para o cliente.

Controle de veículos

Na logística, a etapa de transporte sempre demanda muita atenção, organização e controle, pois existem muitas variáveis envolvidas, como custos, definição de rotas, abastecimento do veículo, fretes, prazo de entrega, etc.

O papel do sistema WMS é controlar os veículos que entram no armazém, além de identificar e monitorar as mercadorias alocadas dentro dos caminhões. Desta forma, a entrega dos produtos é feita com mais segurança.

Relatórios

A emissão de relatórios, feita pelo sistema WMS, é um recurso muito prático que pode ser usado de forma estratégica pelo gestor. Por meio desses documentos, é possível analisar o desempenho do armazém e de suas atividades e planejar os próximos passos pensando em ganhar mais agilidade e eficiência.

Como funciona um sistema WMS na prática?

Esse tipo de software administra dados em tempo real, informando ao gestor e à equipe a condição de uso de cada espaço (piso, gôndolas e prateleiras). Isso é feito por meio de código de barras, QR code, aparelhos móveis e redes locais que monitoram o fluxo de mercadorias com eficiência. 

A partir dessas informações, o WMS sincroniza os registros salvos a fim de mostrar quais são os lugares disponíveis no depósito e emitir relatórios detalhados sobre o status de cada item armazenado. Essa é uma excelente maneira de criar inventários, organizar pedidos e cuidar melhor de trocas e devoluções. 

Assim, quando uma venda é feita, o programa localiza o item solicitado e confere o endereço de entrega. Além disso, durante o processo de entrega, dispara um e-mail ou mensagem notificando que o produto chegou ao seu destino.

O programa ainda é capaz de indicar e agendar os horários em que determinados procedimentos devem ser feitos, bem como calcular quais são os recursos necessários para tal. Com esse sistema, você consegue elaborar estratégia de logística mais eficientes, o que permite aumentar a competitividade do negócio. 

Quais são as vantagens do WMS?

Além da eficiência operacional, esse sistema oferece outros benefícios interessantes que impulsionam a logística 4.0. Confira!

Reduz custos logísticos

Diminuir custos operacionais é o objetivo de qualquer empresa. Contudo, o alcance essa meta tem como obstáculo o controle manual de dados de lotes, datas de validade e outras particularidades das mercadorias. 

O WMS, por sua vez, faz controles minuciosos e mensuráveis, conforme as demandas de cada item e cliente. Com isso, propicia uma gestão de estoque mais precisa, reduz ou, até mesmo, elimina os prejuízos internos, além de melhorar o controle e otimizar a distribuição.

Abrevia o tempo operacional

Uma das principais vantagens do WMS é a possibilidade de fazer o registro de insumos (ou produtos) no estoque imediatamente, por meio de códigos de identificação, computando as informações no software.

Dessa forma, evita-se o desperdício de tempo com preenchimento manual e conferência de informações — necessária antes de compartilhar os dados com os demais departamentos (faturamento, vendas e marketing).

Um outro detalhe que deve ser destacado é que qualquer profissional com acesso ao sistema pode checar os registros de estoque em tempo real. Isso promove um maior alinhamento dos times e agiliza as etapas de picking (separação e preparação dos pedidos), transferência de itens de um armazém para outro, saída para entrega etc.

Evita perdas de itens

Equipados com leitores de códigos de barras, integrados ao software, os funcionários que recebem as mercadorias fazem uma conferência mais precisa dos itens recebidos e despachados. Assim, eles passam a ter maior controle do que entra e sai do estoque, evitando a perda de mercadorias.

Melhora a experiência do consumidor

Outra vantagem do WMS é a experiência proporcionada aos clientes. Afinal, essa automação permite maior integração da logística com os departamentos de marketing e vendas, tornando-a mais estratégica.

Essa tecnologia é indispensável para tornar possível serviços modernos como o same day delivery, no qual a mercadoria chega às mãos do comprador apenas algumas horas após a aprovação do pagamento.

E para que o lead-time da entrega seja, de fato, reduzido a estocagem deve estar em pleno funcionamento. Sem contar que a rastreabilidade de produto pode ser uma grande aliada dessa experiência.

Baixe nosso e-book e veja como aprimorar suas operações logísticas a partir de ações estratégicas!

Como escolher o melhor sistema WMS para sua empresa? 

Para escolher o melhor sistema WMS para o seu negócio, o ideal é investir nas funcionalidades que atendam às necessidades da organização. O WMS não é um software único e engessado, mas que pode ser personalizado de acordo com as demandas de cada empresa. Confira algumas dicas para escolher o seu aplicativo sem errar:

Identifique os pontos fracos da empresa

Com base nesses dados, escolha o software cujas funções solucionem os problemas encontrados.

Avalie a empresa fornecedora

Converse com outros clientes e conheça a experiência deles com o sistema e com o serviço prestado. Em caso de defeitos ou inconsistências no WMS, ter um suporte adequado do fornecedor é indispensável.

Descubra como funciona a atualização do software

Aplicativos precisam ser atualizados com frequência para serem corrigidos ou aperfeiçoados.

Saiba se o sistema pode ser integrado a outros softwares da empresa

Quando funcionam em conjunto, os softwares atuam com mais exatidão. Por isso, é muito importante que o sistema WMS escolhido funcione em harmonia com os demais programas da empresa, como o sistema de gestão integrado (ERP).

Como implementar o sistema WMS?

Ao adotar o WMS é preciso ficar atento a alguns fatores que têm grande impacto no negócio. Elencamos abaixo os passos essenciais para o sucesso da implementação!

Foque nas pessoas

Qualquer alteração tecnológica pode gerar um clima de resistência por parte da equipe. Logo, coloque seus colaboradores no centro do processo de mudança. Mostre que esse tipo de atualização pode facilitar o trabalho de todos eles.

Nesse sentido, o ideal é seguir uma abordagem que mostre não só os benefícios obtidos com o uso do WMS, mas também a evolução progressiva da operação.

Além disso, vale reforçar que o time responsável pela transição deve estar ciente de que nem todos podem compreender da mesma forma (e ao mesmo tempo) a necessidade de mudança. Esse reforço constante e positivo, é muito útil para sensibilizar e engajar todos os envolvidos.

Estabeleça uma nova cultura

Antigos padrões operacionais terão de ser identificados e eliminados o quanto antes para que os novos processos sejam absorvidos com rapidez por toda a equipe. No mais, podem ser estabelecidas metas individuais e coletivas para acelerar a etapa de habituação.

Planeje (até os imprevistos)

Planejamento é indispensável, ainda mais quando mudanças são realizadas. Por exemplo, poderá haver um gargalo quanto ao crescimento da demanda em períodos sazonais, o que pode prejudicar o processo de expedição. Definir meios para superar esse desafio pode fazer toda a diferença para impedir que ele traga grandes prejuízos.

Promova treinamentos periódicos

As soluções tecnológicas são atualizadas com frequência para melhorar o desempenho dos negócios, o que torna o treinamento interno contínuo extremamente necessário. Nesse caso, é importante revisar os módulos operacionais do sistema para reciclar conhecimentos e favorecer a capacitação regular.

Uma boa ferramenta de gestão precisa evoluir com a empresa e sua estrutura de capacitação deverá fazer o mesmo. Afinal, sem o treinamento necessário, até mesmo as soluções mais fáceis de utilizar não serão aproveitadas com todo o seu potencial.

Rodojacto: sua melhor solução em logística

A Rodojacto é uma transportadora de mercadorias que se destaca no serviço que realiza. Além de muita experiência, a Rodojacto garante aos seus clientes uma frota moderna e diversificada, profissionais capacitados, excelente atendimento e compromisso com a sua satisfação.

Somos a sua melhor solução em logística porque sabemos que, mais do que transportadores, também somos o parceiro estratégico que o seu negócio precisa para crescer e evoluir. Conte conosco. Estamos juntos nessa!

Categorias: Tecnologia