Como a LGPD pode ser bem aplicada na logística?

Atualmente, ainda existe um vácuo muito grande que separa o uso das novas tecnologias e a adequação à legislação que rege essas novidades digitais. Essa disparidade também se aplica à LGPD, uma lei necessária para garantir as boas práticas no uso de dados pessoais, inclusive, nas transações logísticas. 

Por isso, os profissionais da área precisam conhecer e aplicar as normas corretamente para que a empresa possa executar suas atividades dentro da legalidade. 

A LGPD 

A LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) foi criada em 2018 e sancionada em 2020, representando um verdadeiro marco nas relações das empresas com as novas tecnologias.

A lei orienta a administração correta e segura dos dados de pessoas físicas e jurídicas que circulam diariamente, envolvidos nas inúmeras transações comerciais realizadas.

A ideia é padronizar o tratamento dedicado a essas informações, garantindo segurança e proteção jurídica, além de penalizar aquelas organizações que não se adequarem ao que a lei exige.

Com o avanço da comunicação digital, do comércio online e com a facilidade da troca de informações por e-mails, redes sociais, aplicativos de compras, de bancos e de mensagens, entendemos que a LGPD foi criada no momento ideal.

Com a lei, é muito mais fácil para a empresa gerenciar esse alto volume de dados. Ao mesmo tempo, a LGPD oferece ao consumidor a garantia de que seus dados não serão repassados erroneamente, aumentando a confiança dele nas empresas e nas novas tecnologias que tanto otimizam a nossa rotina.  

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A LGPD e a logística 

Assim como acontece com vários setores da sociedade, a Logística é um segmento que também precisa lidar com uma grande quantidade de informações todos os dias.

Número de documentos, telefones, endereços e notas fiscais são essenciais para o funcionamento dos processos logísticos, são coletados diariamente e envolvem empresas parceiras, fornecedores, clientes e colaboradores.

Por esta razão, a LGPD é completamente necessária, pois evita que informações sigilosas sejam acessadas indevidamente, pondo em risco a segurança dos proprietários desses dados e comprometendo a imagem da empresa no mercado.

Qual a importância da LGPD logística? 

O objetivo da LGPD é garantir que as empresas manuseiem os dados dos seus clientes com responsabilidade, seguindo os parâmetros estabelecidos.

Além de garantir a segurança de clientes e parceiros, a adequação às normas da LGPD também é fundamental para a construção de uma marca de confiança, fortalecendo a relação dessa empresa com o consumidor.

Por fim, as organizações estão sujeitas às penalidades impostas pela LGPD em casos de descumprimento. 

De acordo com a norma, empresas que utilizam dados para múltiplas finalidades sem o conhecimento do consumidor ou que permitem o vazamento dessas informações, dentre outras falhas, estão sujeitas a multas de até 2% do seu faturamento anual, com limite de R$ 50 milhões por infração.

Portanto, seguir a lei é uma maneira de continuar atuando no mercado dentro da legalidade, construir uma relação sólida com seus parceiros e clientes, aumentando a confiança entre todos, e sem prejudicar o orçamento ao ter que arcar com o pagamento de multas.

Como garantir a segurança de dados na logística? 

Como a sua empresa está lidando com as informações que envolvem os processos logísticos da sua empresa? A seguir, algumas práticas que vão ajudar a promover um ambiente mais seguro para todos.

Faça um mapeamento das informações recebidas

O primeiro passo é localizar todos os dados que já existem na empresa, verificar como é feito o recebimento e o gerenciamento dessas informações. 

Insira esses dados em uma planilha e mantenha o documento atualizado, pois poderá ser exigido pelos órgãos fiscalizadores futuramente.

Avalie as práticas atuais de gerenciamento de dados

Ainda durante o mapeamento, identifique o que não está sendo cumprido conforme a LGPD e trace estratégias para corrigir essas falhas o quanto antes.

É importante ressaltar que empresas menores costumam ser o alvo mais fácil de ataques cibernéticos e captura ilegal de dados, uma vez que essas organizações possuem mecanismos menos seguros de proteção. 

Utilize mecanismos de proteção on-line e off-line

A proteção dos dados deve acontecer dentro e fora das mídias de armazenamento. Sistemas antivírus reduzem os ataques virtuais e senhas fortes dificultam o acesso de pessoas não autorizadas. Não esqueça de manter essas proteções atualizadas.

Off-line, os cuidados com a segurança também devem existir. Os caminhões devem ter um fechamento seguro, com cadeados e chaves específicas. Evitar estacionar em locais ermos e não usar atalhos perigosos também são cuidados válidos.

Desenvolva uma gestão de risco

Se possível, delegue a função de fiscalizar a administração desses dados para uma ou mais pessoas. Centralizando essa responsabilidade, o cumprimento dos objetivos se torna mais viável, além de facilitar a conscientização de toda a equipe de trabalho.

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Converse com o seu cliente sobre o uso dos dados

Criar uma relação transparente com o cliente é fundamental e isso pode ser feito através de uma política de consentimento. Compartilhe com o cliente a necessidade do uso dos dados para aquela finalidade específica, garantindo o não repasse das informações utilizadas.

Também é importante solicitar apenas os dados básicos necessários para a transação em questão, evitando o acúmulo de uma grande quantidade de informações, o que também exige um gerenciamento maior. 

Invista em tecnologias para facilitar o processo

Sabemos que muitas transações logísticas acontecem ainda com uso de documentos físicos, como notas fiscais, por exemplo. Analise a possibilidade de reduzir ao máximo o uso do papel adotando tecnologias digitais.

Softwares e aplicativos específicos otimizam os processos logísticos, reduzem a possibilidade de perda ou rasura de documentos, além de evitar que esses papéis caiam em mãos erradas.

Envolva todos os colaboradores nesse objetivo

A LGPD não é apenas uma orientação a ser seguida, mas uma norma legal obrigatória. Para que a empresa atenda aos requisitos impostos, é fundamental que toda a equipe conheça e entenda a importância do cumprimento da lei.

Diante dessa necessidade, a empresa pode realizar treinamentos, capacitações, instituir acordos e normas que ajudem na conscientização do uso correto e seguro dos dados que circulam entre os funcionários de todos os setores.

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