Como reduzir o custo de contratação de frete?

Reduzir o custo de contratação de frete é fundamental para promover a eficiência das operações e tornar a empresa mais competitiva. Porém, isso deve ser feito com bastante planejamento e cuidado, visto que qualquer estratégia que não seja bem-estruturada tem grandes chances de prejudicar a qualidade do serviço prestado.

Para evitar que seus clientes percebam negativamente as mudanças realizadas — e fiquem insatisfeitos —, existem algumas ações que podem ser colocadas em prática. Neste artigo, daremos dicas sobre as principais delas. Continue a leitura para saber quais são!

Contratação de frete: por que diminuir os custos logísticos? 

Sabemos que a logística é um ramo que sempre incide em muitos custos para a empresa. Seja por causa dos investimentos realizados ou devido às características próprias da atividade, que demandam muitas despesas.

Contudo, tais custos não são desejados pelas empresas, pois impactam diretamente e negativamente no orçamento geral da organização. Além disso, despesas elevadas reduzem a competitividade.

Na hora de fazer um orçamento, por exemplo, o consumidor tende a dar preferência para empresas que oferecem valores mais baixos e mais acessíveis a ele.

Portanto, reduzir os custos logísticos deve ser uma meta estabelecida pelo gestor, alcançada por meio de estratégias que não atrapalhem a qualidade do serviço.

Isso mesmo. A redução de custos não deve gerar consequências negativas para o cliente. Isso significa que a entrega dentro do prazo, a segurança e a integridade das mercadorias não devem sofrer alterações.

Tudo isso leva o gestor a pensar em formas criativas de diminuir os custos logísticos, começando pela contratação de frete. Você vai conferir algumas dicas de como fazer isso em um tópico mais adiante.

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Quais as taxas que incidem na contratação de frete? 

Além de todos os cuidados envolvidos na contratação de frete, como escolha de empresas confiáveis e com bom custo-benefício, as taxas que incidem sobre esse serviço precisam ser conhecidas pelo gestor. Confira quais são:

GRIS

O Gerenciamento de Risco e Segurança diz respeito aos custos que uma transportadora adquire ao tentar reduzir alguns incidentes, como furto ou roubo. 

O GRIS não é fixo, podendo variar conforme o tipo de carga, os custos envolvidos, o valor da mercadoria e também a cidade onde a entrega será feita. Quanto mais risco o local oferecer, maior será o GRIS, por exemplo. 

Frete peso

O frete peso leva em consideração o peso e o volume da mercadoria e tem o objetivo de melhorar a capacidade de carga do veículo. É uma taxa mais aplicada na movimentação de cargas fracionadas.

Cubagem

A cubagem da mercadoria é alcançada após o cruzamento de algumas informações, como altura, largura e comprimento. É uma tarifa que também visa o uso eficiente do veículo de transporte.

Pedágios

O pedágio é cobrado sempre que o motorista precisa passar de uma região para outra. Também chamado de direito de passagem, o pedágio deve ser compartilhado entre os proprietários de cada item transportado.

Ad Valorem

O Ad Valorem está inserido na tabela de frete, descrito como uma porcentagem sobre o valor da mercadoria. Esse percentual pode variar conforme distância, peso do produto, região, necessidade de manuseio etc.

O Ad Valorem surgiu para proteger as transportadoras dos muitos riscos envolvidos na movimentação de mercadorias, já que estes itens estão expostos a roubos e acidentes nas estradas.

Taxa de permanência

Tarifa criada com base no tempo em que a mercadoria fica sob a responsabilidade da transportadora. Além de considerar o tempo, o cálculo também é feito com base no valor e no peso da carga.

Diária

Também chamada de estadia, a diária é uma taxa cobrada pela transportadora e leva em conta o tempo a mais que o veículo fica ocioso, aguardando carga e descarga.

Emergência Excepcional

A EMEX é uma tarifa empregada em regiões com altas taxas de violência nas estradas, com índices maiores de roubos e furtos de mercadorias. O objetivo da taxa é reduzir os riscos para as transportadoras.

A EMEX é calculada em cima do valor total da carga, acrescida da alíquota aplicada na Nota Fiscal da mercadoria.

Dificuldade na entrega

Também conhecida como TDE, a taxa em questão é aplicada sempre que a entrega da mercadoria sofre interferências que atrapalham a sua fluidez, como separação obrigatória de itens, dificuldades de acesso ou qualquer outro obstáculo identificado.

Restrição de trânsito (TRT)

A taxa de restrição de trânsito tem o objetivo de suprir custos sofridos pela transportadora em virtude de medidas que restringem a circulação de veículos ou o processo de carga e descarga de mercadorias.

Taxa de Administração Fazendária (TAS)

A TAS tem o objetivo de ressarcir as transportadoras pelos inúmeros e invisíveis custos envolvidos nas atividades de fiscalização das Secretarias da Fazenda de cada estado por onde o veículo transportador circula.

Para isso, o embarcador fica responsável pelo pagamento do CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico).

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7 dicas eficazes para reduzir o custo da contratação do frete! 

Como vimos, as taxas que incidem sobre o cálculo de frete são muitas, o que ressalta ainda mais a importância de reduzir os custos com essa operação. Como fazer isso? A seguir, algumas dicas:

1. Faça planejamento e análise dos custos de contratação de frete

O planejamento é a primeira etapa e, talvez, a mais importante de uma estratégia. Nele, você faz uma análise do cenário atual e avalia o impacto do custo de contratação de frete no orçamento. Além disso, também vale a pena estudar o panorama da logística na sua empresa, encontrando os principais gargalos.

Assim, fica mais fácil identificar quais são as ineficiências e os pontos que demandam melhorias. Dessa forma, você já passa a enumerar as rotinas que necessitam de modificação, as etapas que podem ser eliminadas (visto que não agregam valor aos resultados) e os erros que devem ser corrigidos.

A partir daí, você já tem uma excelente base para montar o plano de ação. Vale lembrar que as suas estratégias têm de ser elaboradas de maneira coerente com os objetivos — que é reduzir custos sem afetar a qualidade dos serviços de entregas.

2. Foque no custo-benefício do serviço

Ao perceber uma cotação que oferece o serviço com um preço bem mais barato que as demais, fique alerta: esse é um indício de que a qualidade do serviço é duvidosa. Antes de escolher essa opção, faça diversas análises e veja se realmente é possível contar com um transporte de qualidade por um preço tão inferior, lembre-se daquele ditado que diz que o barato pode sair caro.

Por outro lado, um custo de frete bem maior nem sempre é sinônimo de excelência. Por isso, o ideal é sempre focar no custo-benefício que a transportadora oferece na negociação.

3. Analise os custos 

Se você não acompanhar de perto os custos logísticos da sua empresa, dificilmente conseguirá gerenciá-los do jeito certo e continuar implementando ações acertadas de melhorias. Por isso, mesmo depois de implementar as medidas definidas na fase de planejamento, é necessário continuar acompanhando essa questão financeira das operações.

É dessa maneira que você consegue aumentar o controle sobre os fluxos de trabalho, manter os gastos controlados e saber exatamente quando é necessário realizar intervenções.

4. Monitore e otimize as rotas

Geralmente, o seu operador logístico é quem fica responsável pelo planejamento e pela organização das rotas. Com base nas demandas (da sua empresa e de outros clientes), ele faz o gradeamento que permite realizar as entregas por um custo satisfatório. Assim, você só precisa monitorar os resultados e avaliar se eles estão dentro do esperado.

Entretanto, também há casos em que, mesmo terceirizando, é a sua empresa que precisa executar essa atividade. Isso ocorre quando o seu negócio apenas contrata os veículos, mas ainda continua fazendo a gestão de todos os processos que envolvem as entregas.

Nesses casos, é o seu negócio que precisa planejar e executar a roteirização, buscando os percursos mais eficientes, do ponto de vista do tempo, do gasto de combustível e da segurança, entre outros critérios. Por esse motivo, é de suma importância monitorar os resultados e identificar os pontos que exigem melhorias.

Vale lembrar que, se a sua empresa trabalha com o transporte fracionado, essa atenção é ainda maior, visto que envolve questões como:

• total aproveitamento da capacidade do veículo;
• consolidação das cargas;
• calendarização, que visa organizar os envios com base nos pontos de entregas, mas sem aumentar consideravelmente o prazo para os clientes;
• a criação da rota mais eficaz, com base em todos os pontos de entrega.

Mais uma vez, a tecnologia tem um papel fundamental e pode se tornar uma grande aliada na execução dessas rotinas. Além do TMS, você pode contar com um roteirizador.

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5. Acompanhe indicadores de desempenho

Os indicadores de desempenho, também conhecidos como KPIs, são ferramentas de grande auxílio para a melhoria na gestão. Por meio deles, fica bem mais fácil acompanhar o resultado dos processos e identificar qualquer ineficiência ou falha que prejudique o alcance dos objetivos. A partir daí, as ações necessárias são adotadas.

Entre os indicadores ligados ao custo de contratação de frete, você pode monitorar:

• informações de pedidos, rotas, clientes e transportadoras;
• impacto do custo de frete sobre o faturamento;
• devoluções e reentregas;
• avarias e extravios.

É possível alcançar a redução do custo de contratação de frete. Contudo, isso precisa ser feito com bastante cuidado, já que medidas simplistas e baseadas em achismos podem até trazer o resultado esperado em curto prazo, mas causar prejuízos ainda maiores posteriormente como é o caso da insatisfação dos clientes e a criação de uma imagem negativa no mercado.

6. Aposte na tecnologia como aliada

 Já pensou em investir na tecnologia para auxiliar na melhoria dos processos? Por meio dela, você consegue automatizar diversas rotinas, reduzir a incidência de trabalho manual, diminuir a quantidade de erros (e retrabalhos). No que diz respeito à gestão do transporte, você pode contar com um TMS (Transportation Management System, ou Sistema de Gerenciamento de Transporte).

Ele consiste em um software específico para os processos ligados a essa área e contribui para acompanhar melhor algumas rotinas como:

• entregas;
• ocorrências;
• contratação de fretes;
• pagamentos às transportadoras.

7. Feche contratos com parceiros confiáveis

Terceirizar a atividade de transporte é uma excelente maneira de reduzir o custo. Entretanto, para que essa opção seja viável e eficaz, é necessário escolher os fornecedores com bastante cuidado.

Faça cotações com diversas empresas e avalie as condições operacionais. Se possível, solicite informações sobre:

• o nível de serviço de entregas;
• a idade da frota;
• a saúde financeira da empresa.

Com base nesses critérios, é possível analisar a solidez do negócio e a capacidade de honrar os compromissos em curto, médio e longo prazo. Também não se esqueça de fazer uma busca pela internet e ver o que as pessoas estão dizendo sobre o serviço (principalmente os clientes finais).

Vale destacar que, atualmente, você pode negociar utilizando os aplicativos que fazem o intermédio entre embarcadores e os profissionais, sem perder a confiabilidade do serviço.

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